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北方车辆研究所积极推进费用报销系统 上线运行

发布日期:2017-05-02


近年来,随着中国兵器工业集团公司会计核算信息化应用的普及,集团会计信息传递及反馈效率得到明显增强,会计工作的时效性得到全面提升,实现了财务工作从重核算向重管理的转变,这些都离不开金算盘财务软件全面应用如何进一步通过信息化手段,实现财务精细化管理,提升集团财务管控水平,促进经营发展,成为集团公司财务管理面临的重要课题。集团公司提出实施精益财务,推动财务转型,实现财务与业务融合发展,其中重要内容之一就是推进财务共享服务中心建设。财务共享服务是把财务工作中日常的、重复性的事务集中起来,通过专业的人员、专业的流程和规范,进行高效的处理。实现这些要求的基本前提就是财务信息化。无论是组织结构的优化还是业务流程的规范,都以信息化系统的实施应用为前提;只有在统一、规范的系统控制下,共享服务的组织模式和流程设计才能被贯彻执行。

金算盘软件公司作为集团公司的信息化战略合作伙伴,在财务信息化方面形成了完善的技术支撑体系,集中核算,处理账务核算,自2007年开始已经在集团各单位进行推广应用,目前绝大多数子集团已经成功应用;费用管理,处理费用报销、备用金管理等,于2014年开始选择部分具备条件的子集团进行试点,目前正在实施建设当中;资金管控,处理收支结算及相关审批,于2014年开始选择部分具备条件的子集团进行试点,目前正在实施建设当中。

北方车辆研究所(201所)积极响应集团部署,于2004年开始与金算盘软件公司合作实施财务核算系统,2005年正式运行至今。2015年9月开始实施资金预算系统,2016年3月资金管控模块全面上线,2017年预算已全部导入系统中进行凭证控制。2016年开始实施费用报销系统,年底完成费用报销系统初始化设置,2017年3月测试环境搭建完成。

2017年4月11日下午,金算盘兵工部经理张吉及项目实施人员吕远、丁德恩与北方车辆研究所财务处谭臣处长、付晨男副处长及资金室报账室各位老师开了产品演示会。会上,张吉经理对201所资金费用系统实施情况进行说明,提出本次会议的主要目的是确定试运行方案,由财务内部进行初步验证,然后关键业务部门进行试运行,最后全所推广使用本系统。

实施工程师对本次进行试运行的方案进行介绍,说明各个方案的优劣;并对资金费用系统进行演示介绍。

从管理提升的角度,我们经过前期调研,认为有以下几个方面需要借助信息化手段实现,主要包括:

加强预算控制

使经济业务预算从业务发生时就得到控制,可以实时统计、分析数据,各部门能够及时了解预算执行情况,增进财务部门与业务部门之间的财务信息交流。利用预算与执行情况的对比控制,建立全程预警的预算管理模式,彻底改变重预算编制、轻预算执行的情况。通过完整的预算执行信息,提高预算编制水平。

提高工作效率

通过系统的规范流程和完整的表格设计,协助和规范员工填写报销单据,提高信息采集的速度与质量。

领导可以进行单据的网上签批和数字签名,节约领导和员工的有效工作时间,提高工作效率。

通过系统实现原始票据信息自动生成凭证,减少会计人员的重复劳动,能把更多的精力放到增值的工作上。

完善内部控制

系统不仅仅是财务流程的电子化,它可以渗透到日常管理的方方面面,以费用与资金管理为契机,对日常管理制度及流程进行梳理,规范企业管理,把规章制度通过流程的方式固化在系统中。通过其内部的预设流程,使得单据按照正规的流程逐级审批,审核会计也不再需要将精力过多的投入在流程检查上,提高审批速度。

满足决策支持

系统将信息触发过程前移到业务人员和相关的业务系统,使会计信息系统能够收集到关于业务活动的所有信息特征,而不仅仅是价值或金额方面的信息,提高了信息的透明度。

能够提供个人、领导及财务人员所需要的相关报销与付款信息,为领导决策提供了信息支持,同时也提高了财务的服务水平。

由此我们可以看出,费用管理信息化是财务信息化发展的趋势,也是实现提升内部管理、推进精益财务的必然要求。

金算盘在费用管理领域经过多年沉淀和积累后形成的系统解决方案。方案的应用目标,是以“规范、集中”为基本前提,围绕这个前提,实现预算落地、业财融合、细化核算、效率提升的目标,解决手工条件下费用管理面临的效率低、问题多、控制难的情况,帮助企业实现有效的内部控制。

费用管理主要通过对日常费用的事前计划、事中控制、事后分析,实现对整个集团费用的集中管理和实时监控。

费用管理

费用管理主要处理费用计划编制、费用计划批复、费用申请、借款、费用报销、出纳收付款、费用会计记账的全流程处理。

差旅费管理

差旅费报销模块,主要是针对差旅费用的自动计算。方便差旅费用的自动计算,减少报账时间和出错机率

报销自助平台

报销自助平台主要处理业务人员的费用申请、借款、还款、费用报销和差旅费用报销的流程处理。其功能与费用管理模块中的报销业务完全相同,是报销人的费用报销门户。

通过产品演示介绍客户需求讨论分析客户对我们的费用报销系统比较满意。谭处表示,推行本系统,预期是能够减少科研人员报销找领导签字时间、减少报销人员在财务的等待时间,减少财务人员的工作量。由于本次推行资金费用系统流程复杂、影响面较广,需要先进行财务内部讨论,其次需要向总会进行工作汇报,由总会定夺再讨论项目的试运行时间范围等,他表示将全力推进产品上线运行。








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